使用者手冊範本（User Manual Template）

適用標準：ISO/IEC/IEEE 26514:2022（系統與軟體使用者文件設計）
適用階段：專案管理 — 交付階段
負責角色：Technical Writer、BA、PM

📑 章節目錄

1. 文件資訊
2. 前言
3. 系統概述
4. 快速入門
5. 功能操作說明
6. 系統管理功能
7. 常見問題（FAQ）
8. 錯誤訊息與排除
9. 附錄

📝 範本

1. 文件資訊

版本歷程

2. 前言

2.1 文件目的

本手冊提供 [系統名稱] 的完整操作指引，協助使用者了解系統功能並正確使用各項功能。

2.2 適用對象

2.3 閱讀指引

2.4 系統需求

3. 系統概述

3.1 系統簡介

[1~2 段文字描述系統的用途、核心價值、主要功能]

3.2 系統架構（使用者視角）

[以簡圖呈現系統主要模組之間的關係]
┌────────────────────────────────────────────┐
│                [系統名稱]                    │
├──────────┬──────────┬──────────┬───────────┤
│ [模組 A]  │ [模組 B]  │ [模組 C]  │ [模組 D]   │
│ [功能描述] │ [功能描述] │ [功能描述] │ [功能描述]  │
└──────────┴──────────┴──────────┴───────────┘

3.3 角色與權限概要

4. 快速入門

4.1 登入系統

步驟：

1. 開啟瀏覽器，輸入網址：[系統 URL]
2. 輸入帳號（[格式說明，如員工編號]）
3. 輸入密碼
4. 點選「登入」按鈕

💡 提示：首次登入需修改初始密碼

⚠️ 注意：連續 [N] 次密碼錯誤將鎖定帳號 [N] 分鐘

畫面截圖：

[登入頁面截圖]

4.2 首頁導覽

4.3 基本操作慣例

5. 功能操作說明

5.1 [模組名稱]

5.1.1 功能說明

[簡述此模組的用途]

5.1.2 操作步驟

前置條件：[需要的權限/前置操作]

5.1.3 欄位說明

5.1.4 注意事項

• ⚠️ [注意事項 1]
• ⚠️ [注意事項 2]
• ❌ [禁止操作]

5.2 [模組名稱]

[重複 5.1 的結構…]

6. 系統管理功能

6.1 帳號管理

6.2 系統設定

6.3 資料維護

7. 常見問題（FAQ）

Q1: [常見問題描述]？

A：[解答步驟]

Q2: [常見問題描述]？

A：[解答步驟]

Q3: [常見問題描述]？

A：[解答步驟]

8. 錯誤訊息與排除

9. 附錄

9.1 快捷鍵一覽

9.2 名詞對照表

9.3 聯絡資訊

📖 使用說明

撰寫原則（依 ISO/IEC/IEEE 26514:2022）

章節對應使用者旅程

graph LR
    A[新使用者] --> B[§4 快速入門]
    B --> C[§5 功能操作]
    C --> D[§7 FAQ / §8 錯誤排除]
    D --> E[§9 聯絡支援]
    F[系統管理者] --> G[§6 系統管理]

維護規範

💡 範例（以 HRMS 人力資源管理系統為例）

範例：快速入門 — 請假申請

功能說明

員工可透過 HRMS 系統線上提出請假申請，經主管審核後完成請假流程。

操作步驟

💡 提示：請假餘額可在「假別餘額」頁面查詢

⚠️ 注意：特休假需提前 3 天申請（緊急事假除外）

欄位說明

範例：錯誤訊息

📌 審閱重點

• 操作步驟是否以使用者任務為導向（非功能清單式）？
• 截圖是否與當前系統版本一致？
• 專業術語是否有解釋或對照表？
• FAQ 是否反映實際客服常見問題？
• 不同角色的使用者是否能快速找到對應章節？